府中駅前Office ブログ

こんにちは！　府中駅前Office訓練生です。

花粉症の方は陽気と花粉の眠気と戦う日が続きますね。

無理をせず、体調を整えながら日々をお過ごしください。

今回は、ペアで訓練をすることの多かったプログラムをご紹介します。

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「電話対応　実践編」

電話対応は、顔の見えない相手に対して所属する組織の代表として接する重要なものです。就労する企業にもよりますが、お客様、取引先、社内の内線など相手の立場も用件も多岐にわたります。

今回のプログラムは、電話対応の基本の復習と、実際に起きる可能性の高いケースに対してどのように答えるか会話の見本を利用し学ぶ内容でした。

●電話対応の基本

・丁寧に対応：挨拶し、敬語とクッション言葉で話す。受話器を置く際の音が相手に伝わらないように注意。

・発音／発声：普段よりやや明るめにはっきりと発音する。語尾は伸ばさない。

・３コール以内に取るのが目安：相手を待たせない。取れなかったら「大変お待たせいたしました」とクッション言葉を挟む。

・自社名を相手に伝わるように名乗る。

・相手の社名、氏名、誰宛の用件なのかメモを取る。

取り次ぐ場合は相手の名前と部署をメモし、復唱してから保留に繋ぎます。社内では上司でも、電話相手に対して伝える場合は呼び捨てで敬称は略します。取り次ぎ部署は分かっても誰宛かわからない場合は、用件を伺ってから担当部署に繋いで説明する心遣いがあると双方の手間を省くことができます。

取り次ぎ相手が離席・不在の場合は、状況を説明します。急ぎの場合は他社員が対応できる場合もあるので、落ち着いて確認することが重要です。伝言を預かるか、こちらから折り返すか、相手の都合のいい時間に再度連絡していただくかを検討してもらいます。

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この後の続きは、「電話対応について②☎✨」に続きます！

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