相模大野Office ブログ

みなさんこんにちは！
ココルポート相模大野Officeの広報部トレイニーです。
皆さんは電話に対して苦手意識はありますか？

普段メールを使うことが多い・仕事で電話をする機会がない場合、不安に感じると思います。

そこで今回紹介するのは「基礎から学ぶ電話応対」です。

【目次】

• • • １．電話に出る際のポイント

  • • ２．電話の取り次ぎ（社内向け）

    • ３．電話の取り次ぎ（社外向け・不在時）

    ４．まとめ

     

    １．電話に出る際のポイント
    
    

    電話をする際に気を付けたいポイントが３つあります。

    • 明るい声でハキハキと話す

    →電話応対に自信がない人は緊張や焦りから早口・声が小さくなる事があります。 声をいつもより大きめ・高めにしゆっくり話すことを心がけると印象も良くなります。

    • ３コール以内に出る

    →これ以上待たせてしまうと「なかなか電話に出ないな」とマイナスの印象を与えてしまいます。 そのため出来るだけ早く出るのがマナーです。

    • ペンとメモを用意して電話に出る

    →聞き取ったことを間違いなく書き留めておくために必要です。 また、実際の電話では片手の手は受話器でふさがっているので片手でメモを取ります。
    
    

    ２．電話の取り次ぎ（社内向け）
    
    

    ここで電話の取り次ぎの基本例を紹介します。
    
    📞電話が掛かってきた
    
    受け手「お電話ありがとうございます。ココルポート相模大野Officeの○○でございます。」
    掛け手「お疲れ様です。経理部の田中です。」
    受け手「経理部の田中さんですね。お疲れ様です。」

    復唱確認をしながら部署名・名前をメモを取ろう！

    
    掛け手「山田さん、いますか？」
    受け手「山田さんですね、少しお待ちください。」←保留ボタンを押す！
    受け手 (山田さんがいるか確認し、いれば電話を代わる。)
    
    

    • • • • • ３．電話の取り次ぎ（社外向け・不在時）
              
              

              不在の場合の例も紹介します。

              📞山田さんが不在だった
              
              受け手「すみません。山田さんは(ただいま/本日)不在です。

              (戻りましたら/後日)、折り返しお電話しましょうか？」←保留ボタン解除後
              
              

      • パターン①

        掛け手 「ではお願いします」

        受け手 「かしこまりました。お電話番号をお願いします。」

    パターン②

    掛け手 「いえ結構です。」

    受け手 「かしこまりました。ではお電話があったことを伝えます。

    念のためお電話番号を伺ってもいいですか。」

    • • 
        

        掛け手「電話番号は○○○-×××-△△△です。」

        受け手「お電話番号は○○○-×××-△△△ですね。かしこまりました。それでは失礼します。」←メモは後で山田さんに渡す！
        
        

    ４．まとめ

     

    • 電話応対に慣れるためにはとにかく実践が大切です。
      ココルポートでは電話の取り次ぎの基本の流れが書かれた資料がありそれに沿ってスタッフさんと練習ができます。
      
      ぜひ見学してみて電話に対する苦手意識をなくしていきませんか？
      
      
      

    • • 電話・メール・LINEにてお問い合わせ承っております

        
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