朝霞台Office ブログ

皆様こんにちは！

トレイニーのゆうつづです。

『ビジネスマナー 報連相(報告実践編)』に参加したので、お伝えします。

そもそも報告とは？

『与えられた仕事の結果や経過について述べること」

つまり？

上司に指示された仕事の進捗状況やどのような結果になったかを伝えること。

報告のポイントを知り、実践することで

・仕事でのミスを減らす事ができる

・会社内でしっかりコミュニケーションを取ることができる

・仕事が円滑に進められる

会社の仕事は指示で始まり、報告で完了します。

皆さんはPDCAサイクルをご存じですか？

指示を受ける→計画を立てる→実行→進捗確認（経過を報告）→対策を立てる→終了後報告→（また最初に戻って指示を受ける）

このようなフレームワークの事です。

1．報連相の基本

上司から名前を「はい」と呼ばれたら、すぐに返事をする。

コミュニケーションの基本は返事や挨拶。

笑顔で明るく返事をするように心がけましょう。

〇良い例

上司「Ａさん、集計表を持って来て」

Aさん「はい、かしこまりました」

「〇〇にある集計表でよろしいですか？」のように具体的に確認できると尚、良いですね。

2．指示内容はメモ取り復唱

メモ取りのポイントは『5W2H』

・What　課題：何を？

・When　日時：いつ？

・Why　理由：なぜ？

・Where　場所：どこで？

・Who　人物：誰が？

・How　方法：どのように？

・How Much　目標・質・量：どれだけ、いくら？

ここでスタッフさんが口頭で読む業務指示を『5W2H』で書いてみるワークがありました。

模擬就労や就労後にも活かせそうです。

結果報告①報告は指示者に直接する

〇良い例

完了した時点で、自分で指示者（上司）に報告します。

Aさん「早めに終わりましたので報告します」

上司「早いね。もうできたの？！」

終わった時点で報告します。

もし早めに終わったら、すぐその時に。

報告する＝仕事完了！

このように相手からの信頼も得られます。

結果報告②報告の順番は結論→経過や説明の順番で行う

〇良い例

自分から結論を先に伝える

Cさん「大変申し訳ございませんが、まだ作業が終わっていません。今、半分まで進められています」

上司「あと何分で出来そう？何かあった？」

Cさん「あと30分で終わりますので、12時には報告できます。実は足りない部品がありまして、それを探しておりました」

この伝える順番が大事。

自分も忙しいが、上司も忙しい。

詳細は伝えられないと思っておくと良い。

結果報告③ポイントを整理して、簡潔に

〇良い例

・ポイントは明確な言葉で簡潔に

「会議の出欠の件について、報告します。全員参加予定ですが、鈴木さんのみ15時からの参加予定との事です」

今回の結果報告の要点はふたつ

1. 全員来られる
2. 鈴木さんは15時からなら来られる

経過報告①進行状況・見通しを伝える

×悪い例

締め切りギリギリで報告する

〇良い例

・いつ経過報告するか事前に決めておく

例「この時点で〇〇まで終わっています。14時30分までに完了する予定です」

これなら上司は進行状況をチェックできるので、安心して仕事を任せることができる。

経過報告②困った時こそ報告！

×悪い例

一人で抱え込んでしまう

〇良い例　

困り事（ミス）を報告する

「指示を受けた作業は時間内に終わりませんでした。申し訳ございませんでした」

「大丈夫！では次はこのように一緒に進めていこう！」

上司は今後の仕事のフォローや励ましの言葉をかける事ができる

普段からコミュニケーション（例えば挨拶）をとっておくと、話しやすそうですね。

途中、スタッフさんから「逆の立場で考えてみましょう」や「タイピングが速い人より、報告できる人」なんて言葉もありました。

今回学んだ事を是非、私も実践していこうと思います。

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